Защита персональных данных
Когда согласие брать не следует
Согласие субъекта персональных данных не является универсальным или обязательным условием для обработки персональных данных. Обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных ст. 6 и 8 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон).
При определении правового основания обработки персональных данных в учреждении образования заведующему необходимо внимательно изучить ст. 6 и ч. 2 ст. 8 Закона. И только в том случае, если ни одно из указанных в них оснований не подходит, можно говорить о том, что обработку персональных данных необходимо осуществлять на основании согласия.
Еще одним критерием, позволяющим определиться с выбором правового основания обработки, может являться, в частности, тот факт, что отзыв согласия, если субъект решит воспользоваться своим правом, сам по себе не повлечет прекращения обработки персональных данных. Если такая обработка будет продолжаться, например, в силу требований законодательных актов, необходимости выполнения возложенных на оператора или уполномоченное лицо обязанностей, продолжения исполнения условий договора, следует констатировать, что обработка персональных данных должна осуществляться на ином правовом основании, и согласие субъекта персональных данных не требуется. И только лишь в ситуации, когда обработка персональных данных в тех или иных процессах зависит исключительно от воли субъекта, следует говорить о необходимости получения согласия как правового основания обработки.
Анализ правоприменительной практики и обращений, поступающих в Национальный центр защиты персональных данных, выборочный мониторинг сайтов учреждений образования показали, что в учреждениях образования существуют серьезные проблемы, связанные с выбором правового основания обработки персональных данных для тех или иных целей. Например, согласие родителя (законного представителя) на обработку персональных данных несовершеннолетнего, формы которого разработаны и предлагаются к подписанию учреждениями образования, не соответствует требованиям Закона ни по форме, ни по содержанию.
В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона согласие на обработку персональных данных представляет собой свободное выражение воли субъекта персональных данных. Во многих формах согласия, используемых учреждениями образования, родителю (законному представителю) или обучающемуся не предоставлена возможность по своему усмотрению отказаться от одной или нескольких целей обработки, а также отозвать согласие в отношении одной или нескольких целей обработки, что не согласуется с требованиями ст. 5 Закона.
Требования к оформлению согласия
сли правовым основанием обработки персональных данных является согласие субъекта персональных данных (в отношении несовершеннолетнего — его законного представителя), оно должно соответствовать требованиям, предусмотренным ст. 5 Закона.
В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных.
Чтобы оценить, является ли согласие свободным, следует исходить из того, обладает ли субъект персональных данных реальным выбором, давать или не давать свое согласие, либо его согласие является вынужденным, например, в силу связанности согласия с достижением иной, желаемой для него цели (например, заключением договора, осуществлением трудовой функции, зачислением в учреждение дошкольного образования).
В целях обеспечения информированного согласия субъекту персональных данных до начала обработки должна быть предоставлена информация, предусмотренная п. 5 ст. 5 Закона.
Центром разработана примерная форма согласия на обработку персональных данных. Данная форма доступна на сайте Центра
Организация образовательного и воспитательного процессов
о многих формах согласия встречается следующая цель обработки: для обеспечения образовательного процесса (вариант — в целях осуществления обучения и воспитания).
Между тем согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6, абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона).
В подп. 1.21 п. 1 ст. 1 Кодекса об образовании образовательный процесс определен как обучение и воспитание, организованные учреждением образования, организацией, реализующей образовательные программы научно-ориентированного образования, иной организацией, индивидуальным предпринимателем, осуществляющими образовательную деятельность, в целях освоения обучающимися содержания образовательных программ.
Кодекс об образовании в ряде случаев прямо предусматривает представление документов, содержащих персональные данные участников образовательного процесса, в целях его обеспечения или налагает на учреждения образования определенные обязанности, связанные с обработкой персональных данных.
Пример
В ст. 140 Кодекса об образовании установлены общие требования к приему лиц для получения дошкольного образования и перечислены документы, на основании которых осуществляется прием лица в учреждение дошкольного образования.
В других случаях необходимость представления каких-либо документов напрямую в Кодексе об образовании не предусмотрена, однако на учреждения образования возложены определенные обязанности (полномочия), которые не могут быть реализованы без обработки персональных данных.
Пример
В соответствии с подп. 1.21 п. 1 ст. 30 Кодекса об образовании обучающиеся имеют право на участие в олимпиадах, конкурсах, турнирах, фестивалях, конференциях, симпозиумах, конгрессах, семинарах и других образовательных мероприятиях, спортивно-массовой, общественной, научной, научно-технической, экспериментальной, инновационной деятельности. Таким образом, участие в данных мероприятиях является частью образовательного процесса. Для организации и проведения образовательных мероприятий учреждение образования обязано обрабатывать персональные данные их участников.
Как обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения таких обязанностей (полномочий), рассматриваются и случаи, когда законодательный акт содержит отсылочную норму об определении порядка реализации обязанностей (полномочий) в иных НПА, например постановлениях Совета Министров. Такие обязанности (полномочия) предоставлены рядом статей Кодекса об образовании, согласно которым Правительство или Министерство образования наделяются правом определять порядок и условия реализации отдельных отношений, возникающих в сфере образования.
В отдельных случаях учреждения образования предлагали подписать согласие на обработку персональных данных несовершеннолетнего в целях физического воспитания. Однако получать согласие в данном случае также не требуется.
В соответствии с подп. 5.6 п. 5 ст. 17 Кодекса об образовании к числу основных требований к воспитанию относятся воспитание физической культуры, физическое совершенствование.
Согласно абз. 7 ст. 83 Кодекса об образовании организация безопасности проведения занятий физической культурой и спортом с обучающимися осуществляется в соответствии с Правилами безопасности проведения занятий физической культурой и спортом (утв. постановлением Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 31.08.2018 № 60).
Таким образом, в большинстве случаев вопросы, связанные с организацией обучения, обеспечением образовательного и воспитательного процессов и деятельностью его участников урегулированы в Кодексе об образовании и принятых на его основании НПА. Поэтому обработка персональных данных в таких случаях будет осуществляться на основании абз. 20 ст. 6 либо абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона, и согласие субъекта персональных данных (его законных представителей) не требуется.
Заключение договоров на оказание платных услуг в сфере образования
Согласно п. 1 ст. 130 Кодекса об образовании учреждения образования могут осуществлять приносящую доходы деятельность в соответствии с актами законодательства.
В соответствии с п. 1 ст. 59 Кодекса об образовании для оказания услуг в сфере образования при реализации образовательных программ на платной основе заключается договор, например, на проведение дополнительных занятий по отдельному предмету (предметам), на иные платные услуги и др. При этом одной из сторон договора выступает учреждение образования. На педагогических работников в таких случаях возлагается обязанность осуществления указанных видов деятельности, исходя из педагогической нагрузки.
Таким образом, заключение договоров на оказание платных услуг в сфере образования, а также их исполнение может рассматриваться в качестве трудовой функции работника, поскольку указанные договоры направлены на получение доходов от оказания образовательных и иных услуг учреждением образования.
В отдельных случаях учреждение образования для оказания подобных платных услуг может привлекать педагогических работников по договору подряда. Сторонами таких договоров выступают учреждение образования и педагог, а предметом договоров является оказание образовательных услуг. В подобных случаях получение согласия педагога также не требуется, поскольку правовым основанием обработки является абз. 15 ст. 6 Закона (получение персональных данных оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором).
Документы, разрабатываемые в учреждении дошкольного образования
Учреждение образования, являясь самостоятельным оператором, обязано выполнять предписания Закона о защите персональных данных. Остановимся более подробно на тех документах, касающихся защиты персональных данных, которые должны быть разработаны в учреждении образования.
- Приказ о назначении лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных*.
Наряду с назначением ответственного лица необходимо разработать порядок осуществления внутреннего контроля за обработкой персональных данных, включающий периодичность и формат контрольных мероприятий, их оформление и порядок принятия решений по результатам таких мероприятий.
* С рекомендациями о назначении структурного подразделения или лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, можно ознакомиться на сайте НЦЗПД.
- Политика учреждения образования в отношении обработки персональных данных.
Цель издания данного документа заключается в информировании субъектов персональных данных об обработке персональных данных в учреждении.
Следует отметить, что это может быть один общий документ, определяющий политику учреждения образования в отношении обработки персональных данных, или несколько документов, определяющих порядок обработки персональных данных в определенных сферах или в связи с определенными процессами (например, в рамках обработки персональных данных на сайте, обработки персональных данных работников в процессе трудовой (служебной) деятельности и т. п.).
Это важно Политика должна содержать общие положения, разъясняющие субъекту персональных данных, как и для каких целей персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также какие права имеются у субъекта в контексте этой обработки и каков механизм их реализации.
При написании политики важно обеспечить соотношение информации о целях, правовых основаниях обработки и круге обрабатываемых персональных данных, что позволит субъекту персональных данных уяснить, какие его персональные данные и для каких именно целей обрабатываются. В противном случае политика будет носить формальный характер и не иметь для субъекта практической пользы, поскольку не будет обеспечена реализация принципа прозрачности обработки персональных данных.
Это важно Как показали проверки, проводимые НЦЗПД, многие забывают отразить в политике все процессы, в ходе которых обрабатываются персональные данные (например, забывают о видеонаблюдении в здании), а также не обеспечивают соотношение целей обработки, правовых оснований, категорий субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке, и перечня обрабатываемых персональных данных.
При подготовке политики многие операторы просто дублируют положения Закона, что также не отвечает принципу прозрачности обработки персональных данных, либо используют первую попавшуюся в Интернете политику без ее адаптации к собственным процессам, либо включают в политику положения, изложенные с учетом подходов российского законодательства.
Отмечается также несогласованность положений политики, а иногда даже прямое противоречие их друг другу. При формулировании целей обработки персональных данных в политике зачастую указывают слишком общие либо неконкретные цели обработки (например, обеспечение соблюдения законодательства, осуществление деятельности в соответствии с уставом). При определении сроков обработки персональных данных сроки либо вовсе не указываются, либо указываются неконкретные сроки («не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен законодательством», «согласие действует до момента отзыва этого согласия либо до момента, установленного законодательством»).
Это важно В некоторых случаях в политике не указывается механизм реализации прав субъектов персональных данных, в т. ч. не указывается лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля, либо на субъектов персональных данных возлагаются обязанности, не предусмотренные Законом, что нарушает их права и законные интересы, создает для них сложности и непонимание механизма реализации своих прав.
Рекомендуется писать политику простым и понятным языком, избегая сложных оборотов и специфической профессиональной лексики.
Обращаем внимание, что рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных, размещены в открытом доступе.
Необходимо помнить и о том, что учреждение образования обязано обеспечить неограниченный доступ к политике, в т. ч. с использованием Интернета, с учетом круга субъектов персональных данных, на которых она распространяется.
Это важно Политика оператора в отношении «внешнего контура» (законных представителей несовершеннолетних, граждан, направляющих обращения, и т. п.) размещается на сайте оператора. При отсутствии у учреждения образования сайта обеспечение неограниченного доступа к политике осуществляется посредством ее размещения на информационных стендах или иными способами.
Политику учреждения образования в отношении обработки персональных данных работников (при ее наличии) нет необходимости размещать в открытом доступе для неограниченного круга лиц. В этом случае допустимо опубликовать соответствующий документ на корпоративном портале (при его наличии), а также разместить на информационных стендах.
- Документ, определяющий порядок доступа к персональным данным, в т. ч. обрабатываемым в информационном ресурсе (системе).
В законодательстве нет требований относительно того, что должен включать данный порядок. Полагаем, это зависит от самого учреждения образования, целей сбора персональных данный и от того, какие персональные данные будут обрабатываться.
Порядок доступа к персональным данным целесообразно закрепить в одном документе, но отдельные его положения могут быть детализированы в иных документах, в т. ч. положениях об информационных ресурсах (системах), о видеонаблюдении и др.
При разработке порядка доступа к персональным данным в нем следует отразить различия в предоставлении такого доступа к документам в информационных ресурсах и к документам в бумажном виде. Например, доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационном ресурсе (системе), может быть ограничен посредством настроек программного обеспечения (установление разграничения доступа, паролей). А доступ к персональным данным, содержащимся в документах в бумажном виде, можно ограничить посредством организации мест для их хранения.
Отсутствие такого порядка может привести к тому, что доступ к персональным данным будут иметь работники, должностные обязанности которых не связаны с обработкой персональных данных (например, обслуживающий персонал), или иные лица (обучающиеся, родители, посетители учреждения образования).
В любом случае данный документ может включать следующую информацию:
- перечень работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, в соответствии с целями их обработки и категориями персональных данных;
- порядок доступа в помещения, где обрабатываются персональные данные, к электронным базам персональных данных, порядок выдачи логинов и паролей, перечень должностей учреждения образования, которым может быть дан доступ, а также цели выдачи такого доступа (например, при организации оплаты питания);
- порядок прекращения доступа работников к обработке персональных данных и т. п.
- Перечень информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные, собственником (владельцем) которых является учреждение образования, а также категорий персональных данных, подлежащих включению в данные ресурсы (системы).
Операторы обязаны устанавливать и поддерживать в актуальном состоянии перечень информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные, собственниками (владельцами) которых они являются (подп. 3.5 п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 № 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных»).
К данным ресурсам (системам) следует относить, например, такие распространенные в учреждениях образования ресурсы (системы), как корпоративная электронная почта, программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и отчетности, кадрового учета, сайты учреждений, автоматизированные системы контроля и управления доступом, системы видеонаблюдения, системы электронного документооборота и т. п.
- Перечень уполномоченных лиц (если для обработки персональных данных в учреждении образования привлекаются такие лица).
Данный перечень может быть установлен как в виде отдельного документа, так и в документах, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, реестре обработки персональных данных.
При этом учреждение образования при заключении договора с уполномоченным лицом должно руководствоваться ст. 7 Закона.
- Формы согласия субъекта персональных данных.
Учреждение образования должно разработать и утвердить формы согласия субъекта персональных данных для обработки персональных данных, осуществляемой на основании согласия. Важно учитывать, что для разных целей обработки формы согласия могут отличаться (по кругу обрабатываемых персональных данных, сроку хранения, кругу уполномоченных лиц и т. п.).
С примерной формой согласия можно ознакомиться на сайте НЦЗПД.
- Документ, устанавливающий порядок удаления (уничтожения) персональных данных.
Данный документ может быть оформлен как отдельный локальный правовой акт либо включен в локальный акт, определяющий порядок функционирования информационной системы (ресурса), политику информационной безопасности.
- Документ, определяющий порядок учета предоставления персональных данных третьим лицам.
Целесообразно вести учет предоставления персональных данных третьим лицам (например, в журнале). При отсутствии такого учета будет затруднительно в полной мере выполнять обязанности оператора (например, реализовывать право субъекта персональных данных, предусмотренное ст. 12 Закона, на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам).
Документы по защите персональных данных: перечень для учреждений дошкольного образования
Учреждение дошкольного образования, являясь самостоятельным оператором, осуществляющим обработку персональных данных, обязано выполнять предписания Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон). Рассмотрим более подробно, какая документация должна быть в учреждении дошкольного образования в соответствии с Законом.
Закон не содержит исчерпывающего перечня мер, принятие которых будет свидетельствовать о соблюдении оператором обязанности по обеспечению защиты персональных данных. В Законе реализован риск-ориентированный подход, поэтому в зависимости от сферы деятельности оператора, объема обрабатываемых персональных данных, способов обработки, категорий персональных данных, потенциальных рисков, связанных с обработкой персональных данных, иных обстоятельств оператор (уполномоченное лицо) самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей по обеспечению защиты персональных данных. При этом в ст. 17 Закона прописан комплекс мер по обеспечению защиты персональных данных, которые каждый оператор (уполномоченное лицо) обязан принимать в своей организации.
***
Таким образом, обработка персональных данных в сфере дошкольного образования может осуществляться на различных правовых основаниях, при этом согласие субъекта персональных данных в большинстве случаев не требуется.
Вместе с тем даже наличие и правильный выбор правовых оснований обработки персональных данных не исключают возможных нарушений Закона. Обращаем внимание, что в соответствии с п. 5 ст. 4 Закона обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. К сожалению, приходится констатировать, что в учреждениях образования встречается избыточная обработка персональных данных, когда учреждения собирают информацию на всякий случай, не задумываясь о реальной необходимости обработки подобной информации.
Для оказания учреждениям образования содействия в надлежащей реализации законодательства о персональных данных Центром подготовлена информация о применении Закона в сфере образования, в которой детально освещены вопросы, связанные с обработкой персональных данных в учреждениях образования, включая правовые основания такой обработки, общие требования к обработке персональных данных, организацию работы по реализации Закона. Указанная информация доступна для скачивания на сайте Центра (короткая ссылка — clck.ru/yG6eZ).
Источник: журнал РУКОВОДИТЕЛЬ учреждения дошкольного образования
Автор:
Швед Надежда
заместитель начальника управления методологии защиты персональных данных Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь, кандидат юридических наук, доцент
Меню раздела